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Cash4keys funciona con encargos que entran de un cliente institucional sobre una cartera de unos 1.140 activos. Una vertical como la Ley de la Segunda Oportunidad es el negocio contrario: muchos casos pequeños, captación pagada y expedientes que se paran esperando papeles del cliente. Hoy el expediente vive en Kleos, la conversación en el CRM y los documentos en el correo — tres sitios que no se hablan — y cada vertical nueva se monta otra vez desde cero.
Pulsa cualquier paso para ver qué ocurre ahí y qué falta. Los tres recorridos están reconstruidos con lo que conocemos del despacho desde abril; la reunión de arranque los confirma paso a paso, y lo que no encaje se corrige antes de construir nada.
Que se sepa qué anuncio, qué ángulo y qué fuente traen casos firmados, y no formularios. En una vertical de volumen, el negocio lo decide el coste de conseguir un encargo, no el número de consultas.
Que la documentación entre sola, se clasifique al llegar y se reclame sin que nadie lleve la cuenta a mano. Es el paso donde un expediente se queda parado semanas sin que se note.
Que el asunto, sus documentos, sus horas y su factura estén en el mismo sitio y se hablen entre ellos — y que sumar a alguien al despacho no dependa de comprar otra licencia.
Que abrir una vertical nueva sea configurar —su embudo, su lista de documentos, sus plantillas, sus hitos de cobro— y no volver a montar el despacho entero por cada línea de negocio.
Que Dirección vea la fase de cada asunto, lo que está atascado, lo que se ha cobrado y lo que deja margen sin pedírselo a nadie y sin esperar a mañana.
Cada punto es una pieza del sistema. Pulsa uno para ver qué incluye, en qué fase entra y qué reto ataca. Los del cuadrante inferior derecho son los que recomendamos no hacer.
Pulsa un punto de la matriz.
La presentación de escritos y la recepción de notificaciones son integrables —el Ministerio publica los manuales de servicios web— pero son un proyecto completo por sí solas, con su certificado y su homologación, y en varias comunidades el sistema no es LexNET sino el autonómico. Nada de lo que duele hoy en el despacho está ahí.
Qué haría falta para reconsiderarlo: que el volumen de escritos justificara el coste de integrar, y que se litigara en un solo territorio.
Es la opción que primero se piensa, y no sirve para un expediente: una herramienta de documentación no da campos estructurados, ni permisos por asunto, ni huella de integridad del fichero, ni registro de quién hizo qué y cuándo. Su versionado es editorial, no documental, y la búsqueda no va por metadatos.
Qué haría falta para reconsiderarlo: nada. Son dos herramientas para dos cosas distintas y las dos entran, cada una en su función.
La factura se emite hoy desde Holded, con su serie y su contabilidad, y encima está la obligación de facturación electrónica verificable. Traerse eso dentro añade un riesgo regulatorio que hoy cubre el proveedor.
Qué haría falta para reconsiderarlo: que la herramienta contable dejara de cubrir la obligación legal.
Los mismos caminos del diagnóstico, con las dos versiones al lado. Pulsa cualquier paso para comparar cómo ocurre hoy y cómo ocurriría con el sistema montado. Donde dice exactamente igual es porque ese paso no se toca.
Las maquetas son ilustrativas: los datos que muestran son de ejemplo —nombres y expedientes inventados— y el diseño final puede variar en la implementación sin alterar lo descrito.
Un asunto y todo lo suyo en una pantalla: lo que entra a la izquierda (correos y documentos del cliente), la cronología en el centro, los hitos, las horas y las minutas en su columna, y los datos del expediente a la derecha. Pulsa un asunto, o simula un documento entrante.
Los datos son de ejemplo, pero la pantalla es la que se configura. Las entradas juntan el correo del despacho y lo que el cliente sube desde el móvil; los hitos y las horas viven en el expediente; la factura sigue emitiéndose en Holded y aquí solo se ve. El mismo expediente sirve para la Segunda Oportunidad y para los informes ocupacionales de Cash4keys — cambia la configuración de la vertical, no la herramienta.
Nadie arrastra una tarjeta de una columna a otra. Cada etapa la dispara un hecho: un test de viabilidad que entra, unas reglas que se cumplen, un encargo que se firma, el último documento que llega. Pulsa reproducir, o cualquier etapa para ir directo.
El único paso con decisión humana es el escrito: lo revisa y lo firma un abogado, siempre. El sistema prepara el borrador y avisa de que está listo; no presenta nada por su cuenta.
La mitad de las llamadas de un expediente son «¿cómo va lo mío?» y «¿qué papel me falta?». Aquí las contesta el propio expediente: el cliente sube sus documentos desde el móvil y ve en qué punto está.
El cliente hace una foto y ya está: el sistema lee el documento, dice qué es, avisa si está ilegible o caducado y tacha ese punto de la lista. Si a los días sigue faltando algo, el recordatorio sale solo — y si tampoco así, salta a una persona del despacho.
El mismo sistema, por Telegram. Pulsa una pregunta para ver la respuesta que devolvería con los datos del despacho dentro.
El reparto por semanas, con las fases encadenadas. Este documento no lleva importes: el detalle económico y las fechas definitivas se cierran en la reunión de arranque, por hitos con criterio de aceptación.
| Pieza | S1 | S2 | S3 | S4 | S5 | S6 | S7 | S8 | S9 | S10 | S11 |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Fase 0 · Inventario de la herramienta actualQué se usa de verdad y prueba de exportación de los datos | |||||||||||
| Expediente único y permisosAsunto, fase, partes y actuaciones · acceso por persona | |||||||||||
| Documental con trazaArchivos, metadatos, huella e historial de accesos | |||||||||||
| Ficha 360 y alta desde el CRMCierre de la Fase A · el panel que ya usa el despacho | |||||||||||
| Test de viabilidad y captación etiquetadaFase B · la puerta de entrada de la vertical | |||||||||||
| Recogida documental automáticaFase B · el paso que hoy para los expedientes | |||||||||||
| Embudo de la vertical y plan de pagosFase B · etapas movidas por hechos | |||||||||||
| Borrador de escrito desde plantillaFase B · con revisión y firma humanas | |||||||||||
| Horas, minuta y cobroFase C · la minuta se emite en Holded | |||||||||||
| Cuadro de mando, alertas y agenteFase C · lo que contesta sin preguntar a nadie | |||||||||||
| Doble uso y baja de la herramienta actualUn mes en paralelo, después solo lectura | |||||||||||
Nueve cosas, y dos de ellas bloquean el calendario. Se dicen ahora por escrito para que después no sorprenda a nadie.
Antes de construir nada hay que comprobar que el expediente sale de la herramienta de hoy: contactos, asuntos y archivos. Bloquea la semana 1, y es el riesgo más serio del proyecto: si los datos no salen limpios, cambia el plan de migración.
Un responsable por frente —expediente, vertical y facturación— acordado en el arranque, para no preguntar dos veces ni esperar a saber a quién.
Qué convierte una consulta en caso y qué no: umbrales, situación patrimonial, antecedentes del propio expediente. Lo pone el despacho, no nosotros. El sistema aplica ese criterio y lo deja escrito en cada descarte; no hace valoración jurídica.
Qué se le pide al cliente, en qué orden y qué caduca. Es lo que hace funcionar la recogida automática y el semáforo del expediente. Se acuerda antes de configurar.
Las que hoy se rellenan a mano. El contenido jurídico no se inventa: se toma el modelo del despacho y se conecta con los datos del expediente. Bloquea la semana 9.
Quién ve qué, cuánto tiempo se conserva cada documento y qué se puede leer con ayuda automática. Se firma antes de mover un solo expediente.
CRM, herramienta contable, correo del despacho y la herramienta actual en modo lectura. Las conexiones las hacemos nosotros: del despacho solo hace falta el permiso.
Dos sesiones de una hora, empezando por quien lleva los expedientes. Quedan grabadas, así que se dan una sola vez.
El escrito y la minuta los valida siempre una persona. Es un punto de control que se mantiene a propósito — igual que hoy se mantiene la revisión del informe antes de enviarlo — y el sistema está construido para respetarlo, no para saltárselo.
Cómo se construye cada pieza, dónde viven sus datos y de qué depende. Las dos últimas filas son lo que no entra: se queda donde está hoy porque ahí funciona.
| Pieza | Cómo se construye | Dónde viven sus datos | De qué depende |
|---|---|---|---|
| 1 · Expediente únicoAsunto, fase, partes y actuaciones | Código sobre base de datos propia, con aislamiento por cliente | Base de datos del despacho, en la infraestructura de Wixyn | Criterio de permisos · semana 2 |
| 2 · Documental con trazaArchivos del expediente | Almacenamiento privado, metadatos, huella del fichero e historial de accesos | Almacenamiento privado · metadatos en la base de datos | Volumen real a migrar, que sale de la Fase 0 |
| 3 · Ficha 360La pantalla del despacho | Pestaña nueva en el panel que el despacho ya tiene | Base de datos del despacho | Nada nuevo: el acceso al panel ya está dado |
| 4 · Alta de asunto desde el CRMDel contacto al expediente | Configuración del CRM + enlace automático | CRM (contacto) · base de datos (asunto) | — |
| 5 · Test de viabilidad y captaciónLa puerta de la vertical | Página propia con el origen etiquetado en cada consulta | CRM, con el origen como campos del contacto | Acceso a las cuentas de publicidad |
| 6 · Recogida documentalEl paso que hoy atasca | Enlace al cliente por mensajería + lectura del documento con IA + recordatorios programados | Almacenamiento privado del expediente | Número de envío y consentimiento del cliente final |
| 7 · Borrador de escritoCon revisión humana | Plantilla del despacho rellenada con los datos del expediente | Base de datos y almacenamiento del expediente | Plantillas entregadas · semana 9 |
| 8 · Horas, minuta y cobroLo que se factura | Registro de horas por asunto + emisión en la herramienta contable actual | Horas en la base de datos · la factura, en Holded | Serie de facturación acordada |
| 9 · Cuadro de mandoPor vertical | Pestaña a medida en el panel | Base de datos, agregando CRM, facturación y expediente | Que los tres orígenes estén poblados |
| 10 · Alertas y agentePlazos, atascos y cobros | Tareas programadas + mensajería de dirección | Base de datos del despacho | Alta del canal de dirección |
| 11 · LexNET y plazos procesales | No entra. Sigue en la herramienta actual, con licencia mínima si se decide mantenerla | Fuera del sistema | Decisión del despacho |
| 12 · Facturación electrónica verificable | No entra. La cubre la herramienta contable, que ya cumple | Holded | — |
Todo lo que se construye para un despacho hereda su deber de confidencialidad: aislamiento de los datos por cliente, acceso filtrado en cada consulta y registro de quién abre cada documento. Es el mismo criterio con el que se montó la app de informes en abril.
La IA lee el documento para decir qué es, de quién y de qué fecha, y para avisar de que falta o está ilegible. No valora el caso, no redacta el criterio y no presenta nada. El contenido se procesa por interfaz de programación, sin que sirva para entrenar ningún modelo.
Lo primero que se prueba en la Fase 0 es que los datos salen de la herramienta actual. Lo segundo que se garantiza es que también saldrán de esta: expediente, documentos y horas, exportables en formato abierto cuando se pidan.